Assistant administratif / Assistante administrative multilingue

Présentation du métier

L'assistant administratif multilingue assure le bon fonctionnement administratif d'un service ou d'une organisation tout en facilitant les échanges en plusieurs langues. \nCoordonne les échanges écrits et oraux en plusieurs langues avec les clients, partenaires ou fournisseurs\nAssure la gestion administrative courante (courriers, emails, classement, archivage et mise à jour des dossiers)\nOrganise les réunions, déplacements professionnels et événements internes ou externes\nRédige et traduit des documents, comptes rendus et supports de communication\nSuit les dossiers administratifs et veille au respect des procédures et des délais

Accès au métier

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau bac à bac+3 dans les domaines de la gestion administrative, de la gestion des entreprises, du commerce international ou en management des organisations, complété par une bonne maîtrise d'au moins deux langues étrangères.

Compétences mobilisées

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Assister les collaborateurs au niveau commercial ou technique
• Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs multilingues
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Gérer un planning
• Définir les plannings et congés de ses équipes
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la
• Maintenir à jour les dossiers administratifs

Savoirs utiles

• Gestion des agendas
• Planification de réunions
• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Techniques de gestion du temps
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes
• Techniques de reporting
• Techniques de gestion administrative
• Normes rédactionnelles
• Organisation d'évènements professionnels

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