Assistant administratif / Assistante administrative

Présentation du métier

L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation. \nOrganise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables\nRédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs\nGère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant\nAssure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques\nCoordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes\nContrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs

Accès au métier

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac+3 en dans le domaine administratif ou commercial.\nLa pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.

Compétences mobilisées

• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Contribuer à la gestion des ressources humaines
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Utiliser une messagerie sécurisée
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
• Veiller au respect des échéances administratives
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Gérer les réservations de salles et de matériel
• Participer à l'organisation d'événements internes

Savoirs utiles

• Bureautique et outils collaboratifs
• Principes de base en comptabilité
• Rédaction d'écrits professionnels
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Gestion des emails
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation

Appellations proches